小罗是一家生产型企业的人事专员，公司规模不大，成立仅3年时间，起初连真正意义上的人力资源部门都没有，小罗也是从销售助理被调派到人力资源部成为HR的。一个人既要做招聘、员工入离职、考勤，还得管理合同和社保，时常让她感到分身乏术，最让人头疼的还是公司员工的考勤。对于一家生产型企业来说，加班实属正常，公司也愿意按照国家法律规定支付加班费。可是经常有人将本来可以在正常工作时间内完成的事情故意拖延到下班时间才去完成，或者干脆就在加班单上做手脚，骗取加班费。再加上工厂地处郊区，一些员工加班后吃住都在公司解决，加班时间也变为从下午下班至次日上班整整15小时。虽然公司的工资普遍不高，但这种成本浪费无论是从公司还是一个人力资源工作者的角度都难以接受。随着一些主管层也出现这样的情况，公司内部伪造或任意加班的情况愈演愈烈，管理起来更是难上加难。公司每月承担的加班费越来越多，要怎么做才能杜绝这样的现象，要怎么管理才能让公司的加班成本降下来？
《劳动法》第四十四条规定，有下列情形之一的，用人单位应当按照下列标准支付高于劳动者正常工作时间工资的工资报酬：（一）安排劳动者延长工作时间的，支付不低于工资的百分之一百五十的工资报酬；（二）休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资的百分之二百的工资报酬；（三）法定休假日安排劳动者工作的，支付不低于工资的百分之三百的工资报酬。根据这一规定可以了解到，平时超出工作时间的加点工作和法定节日的加班工作应当按照实际的加班时间以上述比例标准支付加班费，休息日加班的，用人单位应优先给予调休，不能安排调休的再支付加班费。如果用人单位忽视法律的明确规定，而员工又确实具备已经加班的事实依据的，将会让用人单位的管理陷入非常被动的局面。
（一）通过内部管理制度，明确“加班”概念。加班通常可以分为两种，一种为用人单位指定加班，一种为员工自觉加班。对于用人单位指定加班，内部规章制度应对可以加班的情形和加班的审批手续进行规定，只有符合加班条件并经相应负责人批准的加班才可以被认定为加班，作为用人单位计算加班工资的依据。员工因自己原因未在工作时间内完成工作，下班后主动补齐工作；或到下班时间后未离开工作岗位，做自己的事情；或未受领导安排主动多劳动等类似情况，不属于用人单位指定加班的情形，且未经负责人批准，因此不属于法律意义上的加班，用人单位无需支付加班工资。
（二）为加班设置由用人单位安排，和员工申请两种形式。实行OA或其他无纸化办公系统的，可以要求员工在系统中提出加班申请，由部门负责人做出审批，并提交人力资源部备案后方可认定为加班。此类管理方法不易伪造、便于统计和记录。如果加班采用纸质申请表格，应由部门负责人审批后直接交由人力资源部备案，避免通过员工转交而被留存不利证据。同时，审批与备案程序不可缺少，以此为加班增加程序限制，同时避免任意加班和消极怠工的可能。
（三）灵活运用工时制度。《工资支付暂行规定》中明确，实行不定时工作制度的劳动者，不执行有关加班费支付的规定。因此，经劳动行政部门批准执行不定时工作制的岗位可以不支付加班费，对特殊岗位的特殊工作者可以通过申报特殊工时制的途径降低加班成本。
（四）除了以上几种管理与控制加班成本的方法外，还可以加强员工的绩效考核力度，安排合理适当的工作定额与绩效目标，提高员工的工作效率，并用严密的管理制度将加班原则、加班流程、加班费计发、调休等以文本形式固定并公示，降低管理难度。
第十三条 用人单位在劳动者完成劳动定额或规定的工作任务后，根据实际 需要安排劳动者在法定标准工作时间以外工作的，应按以下标准支付工资：(一)用人单位依法安排劳动者在日法定标准工作时间以外延长工作时间的，按照不低于劳动 合同规定的劳动者本人小时工资标准的150％支付劳动者工资；(二)用人单位依法安排劳动者在休息日工作，而又不能安排补休的，按照不低于劳动合同规 定的劳动者本人日或小时工资标准的200％支付劳动者工资；(三)用人单位依法安排劳动者在法定休假节日工作的，按照不低于劳动合同规定的劳动 者本人日或小时工资标准的300％支付劳动者工资。实行计件工资的劳动者，在完成计件定额任务后，由用人单位安排延长工作时间的，应 根据上述规定的原则，分别按照不低于其本人法定工作时间计件单价的150％、200％、300 ％支付其工资。经劳动行政部门批准实行综合计算工时工作制的，其综合计算工作时间超过法定标准工 作时间的部分，应视为延长工作时间，并应按本规定支付劳动者延长工作时间的工资。实行不定时工时制度的劳动者，不执行上述规定。
本文作者系北京市奕明律师事务所主任律师涂志，律师张真颖、韩佳
